Матрица Эйзенхауэра
Матрица Эйзенхауэра — это самый популярный в тайм-менеджменте способ расстановки приоритетов. Суть этой техники в том, чтобы сортировать свои задачи по важности и срочности с помощью специальной таблицы.
Обычно по вертикальной оси оценивают важность задачи, а по горизонтальной — ее срочность. В результате в квадрате A оказываются самые важные и срочные задачи (которые следует выполнять в первую очередь), а в квадрате D — те задачи, которые можно без проблем отложить.
Чтобы понять, в какой квадрат матрицы поместить задачи, нужно правильно оценить их важность и срочность.
Свое название матрица получила в честь 34-го президента США Дуайта Эйзенхауэра, который однажды сказал:
— У меня есть два вида проблем: срочные и важные. Срочные не важны, а важные никогда не бывают срочными.
Эта структура для определения приоритетов помогает вам бороться с эффектом «срочности», устранять утечки времени и сил в планировании жизни и создавать больше ментальной свободы для достижения ваших целей. А главное помогает осознать куда расходуются ваши основные силы и помогает найти время для действительно важных дел.
Запросы, с которыми помогает работать:
Как эффективнее управлять своим временем?
Как выстроить приоритеты в своей работе?
Куда девается большая часть времени?
Как найти время для действительно важных дел?
Как выстроить приоритеты в своей работе?
Куда девается большая часть времени?
Как найти время для действительно важных дел?
Результат, который позволяет достичь:
- Получите анализ своей текущей нагрузки за неделю/месяц
- Сможете перераспределить время для достижения действительно важных целей
- Сможете управлять приоритетами в своей работе
- Обнаружите и избавитесь от бесполезной работы
Описание инструмента
Чтобы понять, в какой квадрат матрицы поместить задачи, нужно правильно оценить их важность и срочность.
Важная задача направлена на достижение главных целей человека или имеет прямое отношение к его жизненным ценностям (семье, здоровью, финансам и т. д.).
Иногда советуют определять важность с помощью вопроса: «нужно ли это делать?». Но необходимость ещё не говорит о важности. Например, нужно ли мыть посуду? Безусловно. Но важна ли эта задача? Если чистота в доме не является главной ценностью, то нет: мы можем тратить на мытье посуды уйму времени, но это ничего не изменит в жизни.
Срочная задача — задача, которую нельзя откладывать. Если ее отложить, то:
• Она потеряет актуальность;
• Возникнут проблемы и неприятности;
• Вы упустите благоприятную возможность.
Важная задача направлена на достижение главных целей человека или имеет прямое отношение к его жизненным ценностям (семье, здоровью, финансам и т. д.).
Иногда советуют определять важность с помощью вопроса: «нужно ли это делать?». Но необходимость ещё не говорит о важности. Например, нужно ли мыть посуду? Безусловно. Но важна ли эта задача? Если чистота в доме не является главной ценностью, то нет: мы можем тратить на мытье посуды уйму времени, но это ничего не изменит в жизни.
Срочная задача — задача, которую нельзя откладывать. Если ее отложить, то:
• Она потеряет актуальность;
• Возникнут проблемы и неприятности;
• Вы упустите благоприятную возможность.
Важно понимать, что срочность одной и той же задачи может меняться в зависимости от ситуации. Например, «готовиться к экзамену» — не срочная задача, если до экзамена еще 4 месяца, и срочная, если он уже на этой неделе.
Чтобы распределить задачи по квадратам матрицы, нужно предварительно составить их список. Это может быть список на день, неделю или всех текущих дел вообще.
Если вы только начинаете работать с матрицей, можно задавать к каждой задаче следующие вопросы:
1. Имеет ли эта задача отношение к моим целям и ценностям?
2. Можно ли её отложить?
Ответив на оба вопроса, поместите дело в соответствующий квадрат.
Каждый квадрат играет особую роль в нашей жизни.
Чтобы распределить задачи по квадратам матрицы, нужно предварительно составить их список. Это может быть список на день, неделю или всех текущих дел вообще.
Если вы только начинаете работать с матрицей, можно задавать к каждой задаче следующие вопросы:
1. Имеет ли эта задача отношение к моим целям и ценностям?
2. Можно ли её отложить?
Ответив на оба вопроса, поместите дело в соответствующий квадрат.
Каждый квадрат играет особую роль в нашей жизни.
Квадрат А (Важно - Срочно)
Авральный квадрат, квадрат результата.
Сюда попадают задачи, не терпящие отлагательств и напрямую связанные с нашими целями и ценностями. Это различные ЧП, авралы, проблемы со здоровьем и в семье, прямые служебные обязанности, поручения руководства, благоприятные возможности и т.д. Те задачи, несвоевременное выполнение которых может негативно повлиять на достижение целей, стать причиной неприятностей или упущенной выгоды.
Это самый приоритетный, но и самый проблемный квадрат. Потому что срочные дела часто навязываются нам извне и не совпадают с нашими устремлениями. Многие задачи здесь зачастую сводятся к «тушению пожаров», и нет ничего удивительного в том, что постоянное выполнение дел преимущественно из квадрата «А» обычно сопровождается стрессом и может привести к выгоранию.
Эти дела лучше выполнять незамедлительно. Их можно и делегировать, но с большой осторожностью. Убедитесь в компетентности исполнителя и обязательно контролируйте работу. А в идеале в этот квадрат должны попадать только непредвиденные случаи (форс-мажоры и благоприятные возможности).
Квадрат В (Важно - Не срочно)
Стратегический квадрат, квадрат благополучия, потенциала.
Сюда попадают задачи, которые направлены непосредственно на достижение наших целей. Обычно это различные «инвестиции в будущее»: мероприятия по саморазвитию, личные проекты, поиск новых возможностей и т. д. Это самый главный квадрат в матрице: именно благодаря ему мы меняем свою жизнь к лучшему.
Дела из квадрата B следует планировать и выполнять в отведенное для них время. Например, если хотим выучить иностранный язык, нужно выделить хотя бы 1 час на ежедневные занятия и встроить его в расписание. При планировании таких задач можно использовать методики тайм-менеджмента: SMART, декомпозицию, группировку и т. д.
Хотя дела из квадрата «B» не являются срочными, их нельзя совсем игнорировать. Без их выполнения редко удается повысить качество жизни. Плюс дела из квадрата «A» — это зачастую вовремя не выполненные задачи квадрата «B». Например, владелец интернет-магазина долго откладывает исправление ошибок на сайте. Во время новогодней акции сайт не справляется с нагрузкой и «падает». Теперь придется срочно искать программистов и исправлять ошибки в авральном режиме.
Квадрат С (Не важно - Срочно)
Квадрат иллюзий, суеты, помех
Сюда попадают задачи, которые срочно нужно выполнять, но которые почти никак не влияют на наши главные цели.
Основная проблема - эти дела легко перепутать с «A». Из-за особенностей нашего мышления все срочные дела обычно кажутся важными, даже если это не так. Квадрат «C» создает у нас иллюзию продуктивной занятости, но не улучшает жизнь.
Задачи здесь обычно тоже необходимо выполнять: для душевного комфорта, поддержания качества жизни, сохранения социальных связей и т. д. Однако время, потраченное на них, вы отнимаете у ваших целей. Например, вы могли бы заниматься своим проектом, но должны возиться со сломанным принтером. Вы могли бы провести время со своей семьей, но обязаны присутствовать на ненужном совещании. Т.е. задачи «C» — помехи, отвлекающие от важных вещей.
Поэтому время, потраченное на дела из квадрата «C», следует сводить к минимуму. Это можно сделать через:
• Делегирование задач;
• Автоматизацию.
• Оптимизацию;
• Умение говорить «нет» тем, кто попусту отнимает у вас время.
Полностью избавиться от дел из квадрата «C» вряд ли получится, но напоминайте себе о низкой важности этих задач и старайтесь не тратить на них слишком много времени.
Квадрат D (Не важно - Не срочно)
Мусорная корзина, квадрат растрат, разрушения.
В квадрат «D» попадают малозначительные и необязательные, а иногда и вредные задачи. Здесь мелкие бытовые дела, развлечения, спонтанные желания.
Они почти никак не влияют на цели и ценности, не меняют жизнь и не требуют незамедлительных действий. Однако обычно самые легкие и приятные в списке. Поэтому некоторые люди начинают свой день именно с них, тратя самые продуктивные часы практически впустую.
Дела из квадрата «D» лучше выполнять в последнюю очередь (по остаточному принципу). Но многие в нём являются неотъемлемой частью отдыха и необходимы для восстановления. Их нужно планировать и встраивать в свое расписание. Например, мы можем запланировать просмотр фильма, чтение книг, общение с друзьями и т. д.
Для того, чтобы работа с инструментом принесла результат, и вы начали высвобождать время, нужно понять для чего вы хотите найти это время. Вы должны точно понимать для чего вам нужно управлять своим временем и работой. Нужна цель. О способах постановки цели смотрите во вкладке "Целеполагание".
По мимо цели, требуется достаточный уровень мотивации: желание изменить текущее положение вещей должно быть сильнее уровня комфорта, который вы испытываете сейчас. Проверить свою мотивацию и готовность к изменениям вы можете с помощью Формулы Бекхарда.
Ниже приведен список коучинговых вопросов, которые позволят эффективно работать с инструментом.
Коучинговые вопросы
Квадрат А (Важно - Срочно)
- Что это за задачи?
- Как много времени уходит на их решение?
- Почему они появляются?
- Каким образом можно их отслеживать заранее? Хотя бы на 5,10, 15, 20%
- Каким образом можно сократить время на их решение или автоматизировать?
- Куда в рамках проекта направить освобожденное время?
- Как много времени уходит на их решение?
- Почему они появляются?
- Каким образом можно их отслеживать заранее? Хотя бы на 5,10, 15, 20%
- Каким образом можно сократить время на их решение или автоматизировать?
- Куда в рамках проекта направить освобожденное время?
Квадрат В (Важно - Не срочно)
- Какие задачи относятся к этому сектору?
- Сколько времени вы на это выделяете?
- А сколько хотите?
- Какая поддерживающая среда и обстановка вам помогают сосредоточиться и
решать эти задачи максимально эффективно?
- Что вас отвлекает? Как снизить или убрать это?
- Что помогает вам начать делать эти задачи?
- Посмотрите на весь анализ. Как бы вы хотели распределить время по 4 секторам?
- Что это вам даст?
- С чего можно начать изменение вашего расписания?
- Что ценного и полезного было в этом анализе
- Сколько времени вы на это выделяете?
- А сколько хотите?
- Какая поддерживающая среда и обстановка вам помогают сосредоточиться и
решать эти задачи максимально эффективно?
- Что вас отвлекает? Как снизить или убрать это?
- Что помогает вам начать делать эти задачи?
- Посмотрите на весь анализ. Как бы вы хотели распределить время по 4 секторам?
- Что это вам даст?
- С чего можно начать изменение вашего расписания?
- Что ценного и полезного было в этом анализе
Квадрат С (Не важно - Срочно)
- Что это за задачи?
- Как много времени уходит на их решение?
- Как можно им говорить НЕТ? Какую ответственность вы можете принять, чтобы их не делать?
- Кому они важны? Как можно это использовать?
- Как эти задачи можно отслеживать?
- Как делегировать?
- Как автоматизировать или ускорить решение?
- Куда в рамках проекта направить освобожденное время?
- Как много времени уходит на их решение?
- Как можно им говорить НЕТ? Какую ответственность вы можете принять, чтобы их не делать?
- Кому они важны? Как можно это использовать?
- Как эти задачи можно отслеживать?
- Как делегировать?
- Как автоматизировать или ускорить решение?
- Куда в рамках проекта направить освобожденное время?
Квадрат D (Не важно - Не срочно)
- На что вы тратите время в пустую?
- Когда вы устаете очень сильно, чему вы уже не можете сопротивляться (дурные
привычки)?
- Как можно запланировать «посадить самолет»?
- Что Вас восстанавливает лучше всего?
- Как заранее позаботиться, чтобы начать восстановление сразу после работы?
- Как связать плохую привычку с негативными последствиями?
- На что ее заменить? А еще? А еще?
- Что вы сделаете неприятного, если повторите негативное поведение?
- Какой ритуал поможет вам начать действовать по-новому?
- Когда вы устаете очень сильно, чему вы уже не можете сопротивляться (дурные
привычки)?
- Как можно запланировать «посадить самолет»?
- Что Вас восстанавливает лучше всего?
- Как заранее позаботиться, чтобы начать восстановление сразу после работы?
- Как связать плохую привычку с негативными последствиями?
- На что ее заменить? А еще? А еще?
- Что вы сделаете неприятного, если повторите негативное поведение?
- Какой ритуал поможет вам начать действовать по-новому?
